飲み会の出欠確認、LINEはこの文面で。

LINEで出欠を聞くときの3原則

1. 短く。スマホの画面に一度で収まる長さが目安です。会費の内訳や店の詳細は、日程が決まってからで構いません。最初の1通に全部を書くと、いちばん大事な「回答してほしい」が埋もれます。

2. 1回で完結させる。「日程どうする？」→「じゃあ候補出して」→「その日は無理」の往復は、幹事の時間をいちばん削ります。最初から候補日を並べたページを貼れば、往復は1回で終わります。

往復が増えるほど、決まるのが遅れます。金曜の夜に「どうする？」と投げて、月曜に候補が出て、水曜に反対意見が出る。この間に、良い店の週末枠は埋まっていきます。

3. タップで答えられるようにする。文章で返信させると、書くのが面倒な人ほど後回しにします。○△×を選ぶだけなら、移動中でも答えられます。

日程が未定のときと、確定しているときで文面を変える

日程が未定のときは、聞くのは日程だけです。「お店の希望は？」「予算は？」を同時に聞くと、答えるのが面倒になって全部止まります。候補日を3〜4つ並べたページを貼り、○△×だけをお願いします。

日程が確定しているときは、出欠だけを聞きます。この場合は候補日を1つにしたページを作れば、その日に対する○△×の出欠確認になります。日時・場所・会費・締切の4点を短く添えてください。

どちらの場合も「登録はいりません」「30秒で終わります」の一言を入れると、開いてもらえる率が上がります。リンクを開くのをためらう人は、たいてい面倒な入力を想像しています。

グループトークと個別トークの使い分け

最初の案内はグループ、催促は個別。これが基本です。グループでの催促は、すでに答えた人には無関係な通知になり、答えていない人には「自分のことではない」と流されます。

回答ページを見れば、誰が答えていないか分かります。その人にだけ個別トークで短く送ってください。1対1で届いたほうが、返信率ははっきり上がります。

名前を挙げて全体に催促するのは避けます。「〇〇さんまだです」は本人にとって公開の場での指名になります。どうしても全体に流すなら、名前は出さず「あと3名です」と人数だけにしてください。

スタンプと絵文字の使いどころ

絵文字は、文章を柔らかくするために1〜2個で十分です。行ごとに入れると、かえって読みづらくなります。使うなら、日程・場所・お願いといった意味の切れ目に1つずつ置きます。

スタンプは催促の角を取るのに役立ちます。ただしスタンプだけを連投すると、URLが上に流れて見えなくなります。スタンプを送るときは、URLを貼り直すのとセットにしてください。

会社の人が入っているグループでは、絵文字は控えめにします。上司や取引先が混ざる場では、絵文字なしの丁寧な文面のほうが安全です。

文字の装飾よりも、改行の位置のほうが読みやすさを左右します。項目ごとに改行し、URLの前後を1行空ける。これだけで、スマホの画面で拾いやすい形になります。

返事が来ない人への声かけ

既読が付いても、それは「読んだ」だけです。移動中に見て後で答えるつもりのまま忘れる、というのがいちばん多いパターンです。責めずに、思い出す機会をもう一度作るほうが早く集まります。

催促は締切前に1回、締切当日に1回、締切後に個別で1回。この3回で区切ります。それ以上送っても回答率はほとんど上がらず、幹事の消耗だけが増えます。

「参加するか分からない」と言われたら、△で入れてもらってください。回答は後から変更できるので、確定したら○か×に直せば大丈夫です。○か×を迫ると、決めきれない人は返事自体を止めます。

会費や店の希望も一緒に集める

出欠ページのコメント欄を有効にしておくと、「20時から合流します」「駅近がいいです」といった補足を回答と一緒に集められます。トークに書かれると流れてしまう情報が、1か所に残ります。

アレルギーや苦手な食べ物は、コース内容を決める前に聞いておくと店選びが楽になります。ただし、細かい項目をたくさん聞きたい場合はアンケートフォームのほうが向いています。出欠を速く集めることを優先してください。

予算は幅で示すと答えやすくなります。「4,000〜5,000円くらい」と書いておけば、金額が理由で迷っている人も判断できます。

支払い方法も先に書いておくと、当日の受付が速く終わります。現金のみなのか、まとめて幹事が支払って後で集めるのか。金額と一緒に伝えておけば、当日「両替してくる」で席を立つ人が出ません。

後から入った人・別のグループの人

グループに後から参加した人には、それ以前のトークが見えない場合があります。「投稿を見つけられなくて答えられなかった」という取りこぼしはここで起きます。

共有URLは、届きさえすれば誰でも回答できます。後から入った人には個別トークでURLを送るだけ、別のグループのメンバーにも同じURLを回すだけで、回答は1つのページにまとまります。

職場のグループと友人のグループにまたがる集まりでも、URLは1本で足ります。トークルームごとに集計が割れる心配がありません。

回答した人の名前がグループの誰か分からない、という取り違えも防げます。案内文で「フルネームでお願いします」と一言決めておけば、同じ名字の人がいても集計を読み間違えません。

幹事が疲れないための運用

1つの集まりに1つのURL。「9月の飲み会」と「10月の飲み会」を同じページに混ぜると、どの候補日がどちらの話か分からなくなります。

候補日を足したいときは、新しいページを作らずに管理ページから追加してください。すでに集まっている回答は残ります。追加したときは「1日足しました」とトークで一言伝えると、回答済みの人も見直してくれます。

締切と、締切を過ぎたときの扱いを最初に書いておきます。「［月日］までに回答がない場合は不参加として進めます」の一文があるだけで、催促の回数が減ります。

幹事が1人で抱えないことも大事です。店を探す人、会費を集める人、連絡を回す人。分担しておけば、回答ページのURLを共有するだけで全員が同じ状況を見られます。