英語で出欠確認。RSVPの使い方と、そのまま使える文章。

RSVPの意味と使い方

RSVP は、フランス語の Répondez s'il vous plaît（お返事をください）の頭文字です。読み方は「アール・エス・ヴィー・ピー」。招待状や案内文の末尾に置いて「出欠のお返事をください」を意味します。「R.S.V.P.」とピリオドを打つ表記も残っていますが、今のメールやチャットでは「RSVP」と続けて書くのが一般的です。

実務では「RSVP by ［日付］」の形で使います。例：「RSVP by Friday, 5 December.」（12月5日（金）までに出欠をお知らせください）。日付を添えない RSVP だけの表記は、いつまでに返せばよいかが伝わりません。ビジネスの案内では必ず期限を書いてください。

返事の宛先や手段を添えるときは「RSVP to ［人］」「RSVP via ［手段］」です。例：「RSVP to Tanaka by email.」（田中までメールでご返事ください）「RSVP via the link below.」（下のリンクからご返事ください）。

動詞としても使えます。「Please RSVP by Friday.」（金曜までに出欠の返事をしてください）、「Have you RSVPed yet?」（もう出欠の返事はした？）、「I RSVPed yesterday.」（昨日返事しました）。カジュアルな案内では自然ですが、社外へのフォーマルな文書では「Please let us know by Friday whether you will be able to attend.」のように書くほうが収まります。

「Regrets only」という書き方もあります。欠席の人だけ連絡してほしい、という意味です。人数を正確に把握したい場面には向かないので、社内の大規模な案内など、参加が前提の会に限って使うのが無難です。

紙の招待状では、返信カードに「Accepts with pleasure（喜んで出席します）／Declines with regret（残念ながら欠席します）」のどちらかに印を付ける形式がよく使われます。メールで返すときも、この2つの言い回しをそのまま一文目に使えます。

「出欠確認」は英語で何と言うか

「出欠確認」にぴったり一語で対応する英語はなく、場面で言い方が変わります。いちばん汎用的なのは「confirm your attendance」（出席を確認する）です。例：「Please confirm your attendance by Friday.」（金曜までに出欠をご確認ください）。

人数を数える意味が強いときは「headcount」（人数）を使います。例：「I need a headcount for the venue by Monday.」（会場に伝えるために月曜までに人数を把握したいです）「Just doing a quick headcount — can you make it?」（人数を数えています。来られますか？）。

カジュアルに「来られるかどうか」を聞くだけなら「Can you make it?」「Let me know if you can come.」で十分です。「出欠を取る」は「take attendance」ではなく（これは学校の出席確認の意味になります）、「collect RSVPs」「check who can come」のように言います。

名詞で「出欠」そのものを指すときは「attendance」です。「出欠表」は「attendance list」や「RSVP list」、「出欠の締切」は「RSVP deadline」と言います。例：「The RSVP deadline is 5 December.」（出欠の締切は12月5日です）。

出欠確認メールの型

件名は「用件＋日付＋RSVP」で組み立てます。例：「Team Dinner on Friday, 12 December — RSVP by 5 December」。件名だけで、何の案内で、いつまでに返事が要るのかが分かります。

本文は4段構成です。1) 何の集まりか、2) 日時と場所、3) 返事の方法と期限、4) 連絡先。日本語のメールと同じ構造で、前置きが短いだけです。

冒頭の挨拶は「Hi ［名前］,」（社内・カジュアル）か「Dear ［名前］,」（社外・フォーマル）を使い分けます。「Dear Sir or Madam」は宛名が分からないとき以外は避けたほうが自然です。

返事の方法は一つに絞ります。「メールでも電話でもどちらでも」と書くと、集計が2か所に分かれます。回答ページのURLを1本添えて「You can reply here:」と書くのが、幹事にとっていちばん集計がラクな形です。

日付・時刻の書き方

月は数字ではなく英語で書きます。「12/06」はアメリカ式なら12月6日、イギリス式なら6月12日と読まれます。「6 December」または「December 6」と書けば誤解が起きません。

曜日を添えると、相手がカレンダーを開かずに済みます。「Friday, 12 December」の形が読みやすい形です。

時刻にはタイムゾーンを必ず添えます。「7:00 PM JST」「10:00 AM (JST, UTC+9)」のように書きます。オンライン会議では、これが無いと参加者が計算を間違えます。

所要時間も書いておくと親切です。「7:00–9:00 PM JST」のように終了時刻まで示すと、相手は前後の予定を組めます。

フォーマルとカジュアルの使い分け

社外・目上には、依頼形を使います。「We would be delighted if you could join us.」（ご参加いただけましたら幸いです）「Please let us know whether you will be able to attend.」（ご出席いただけるかお知らせください）のように、丁寧な表現を選びます。

社内・チーム内では、短い形で構いません。「Can you make it?」（来られる？）「Let me know if you can come.」（来られるか教えて）で十分です。過度に丁寧な英語は、かえって距離を感じさせることがあります。

どちらの場合も、期限は明確に書きます。「as soon as possible」は人によって解釈が違うので、日付で示してください。

候補日を複数出すとき

「Which of the following works best for you?」（次のうちどれがご都合よいですか）「Please let me know which times work for you.」（ご都合のよい時間を教えてください）が定番の言い回しです。候補は3つ程度に絞ります。

文章で候補を並べると、相手は返信で選ばなければなりません。○△×を選ぶだけのページを添えれば、相手はタップするだけで終わります。「You can reply here — no sign-up required:」の一文とURLを添える形が便利です。

全員の都合が合わない可能性がある場合は、決め方も先に伝えます。「We'll go with the time that works for the most people.」（いちばん多くの人が参加できる時間にします）と書いておくと、後の連絡がスムーズです。

出欠の返事をする英語フレーズ（日本語訳つき）

出席：「Thank you for the invitation. I'd be happy to attend.」（ご招待ありがとうございます。喜んで出席します）「Count me in.」（参加します・カジュアル）「I'll be there.」（行きます）。結論を一文目に置き、到着時刻や同伴者の有無をその後に添えます。

欠席：「Unfortunately, I won't be able to make it.」（残念ながら参加できません）「I have a prior commitment on that day.」（その日は先約があります）「I'm sorry to miss it.」（参加できず残念です）。理由を長く書く必要はありません。

未定：「I'm not sure yet — may I confirm by Wednesday?」（まだ分かりません。水曜までに確定でもよいですか）「Please put me down as a maybe for now.」（いったん未定にしておいてください）。保留したままにせず、いつまでに確定できるかを示します。

すぐに返事をする：「I'll get back to you right away.」（すぐにお返事します）「I'll let you know by the end of the day.」（今日中にお知らせします）「I'll confirm my attendance shortly.」（出欠をすぐにご連絡します）「Let me check my schedule and get back to you by tomorrow.」（予定を確認して明日までにお返事します）。即答できないときは、この一文を先に送るだけで相手は安心します。

人数の変更：「May I bring a plus-one?」（同伴者を1人連れて行ってもいいですか）「I'll be attending with one guest.」（1名同伴で出席します）「Could you change my reply to two people?」（私の回答を2名に変更してもらえますか）。

遅刻・途中参加：「I'll be about 30 minutes late.」（30分ほど遅れます）「I can only stay until 8:00 PM.」（8時までしかいられません）「I'll join you a little later.」（少し遅れて合流します）。

返事が遅れたとき：「Apologies for the late reply.」（返事が遅くなりすみません）「Sorry for the late RSVP — I'd love to come.」（返事が遅くなってすみません。ぜひ参加したいです）「Is it still possible to join?」（まだ参加できますか）。

リマインドの書き方

催促は「Gentle reminder」で始めるのが定番です。件名に「Reminder:」を付け、本文は3行程度にまとめます。例：「Just a gentle reminder that the RSVP deadline is this Friday.」（出欠の締切が今週金曜である旨、念のためお知らせします）。

「Just following up on my previous email.」（先日のメールの件で改めてご連絡します）「I wanted to check whether you had a chance to look at this.」（ご覧いただけたか確認したく）といった前置きは、相手を責めない形で用件に入れる言い回しです。

期限の理由を添えると納得感が出ます。「We need to confirm numbers with the venue by ［日付］.」（［日付］までに会場へ人数を伝える必要があります）の一文があれば、催促が事務手続きの話になります。

最後に「If you've already replied, please disregard this message.」（すでにご返信済みの場合はご放念ください）を添えると、回答済みの人に送ってしまったときも角が立ちません。

英語で回答できるページと組み合わせる

調整お助けくんは無料・ログイン不要で、ホームでイベント名と日付（時刻も指定できます）を入れて「共有URLを作る」を押すだけで、出欠を集めるページができます。日付を1つにすればその日の出欠確認、複数にすれば候補日の調整になります。

次に開く管理ページに共有URLのコピーと「LINEで送る」ボタンがあるので、上の文面にURLを貼って送ります。参加者は名前を入れて ○（Yes）△（Maybe）×（No）を選ぶだけで、アカウント登録もアプリのインストールも不要です。海外の相手に日本のサービスへ登録してもらう、という気まずさが起きません。

回答ページは日本語・英語・韓国語・中国語の表示に対応していて、画面右上の言語ボタンで参加者が自分で切り替えられます。同じURLを日本のメンバーと海外のメンバーに送り分ける必要はありません。

回答は自動で集計され、○が最も多い日に印が付きます。回答した人の名前が一覧に並ぶので、まだ答えていない人にだけリマインドを送れます。英語の案内文では「no sign-up required」「it takes less than a minute」を添えておくと、リンクを開いてもらいやすくなります。