英語で出欠確認。RSVPの文面と、そのまま送れるURL。

RSVPの意味と使い方

RSVP は、フランス語の Répondez s'il vous plaît（お返事をください）の頭文字です。招待状や案内文の末尾に置いて「出欠のお返事をください」を意味します。

実務では「RSVP by ［日付］」の形で使います。日付を添えない RSVP だけの表記は、いつまでに返せばよいかが伝わりません。ビジネスの案内では必ず期限を書いてください。

「Regrets only」という書き方もあります。欠席の人だけ連絡してほしい、という意味です。人数を正確に把握したい場面には向かないので、社内の大規模な案内など、参加が前提の会に限って使うのが無難です。

動詞として「Please RSVP by Friday.」のように使うこともあります。カジュアルな案内では自然ですが、フォーマルな文書では「Please let us know by Friday whether you will be able to attend.」のように書くほうが収まります。

出欠確認メールの型

件名は「用件＋日付＋RSVP」で組み立てます。例：「Team Dinner on Friday, 12 December — RSVP by 5 December」。件名だけで、何の案内で、いつまでに返事が要るのかが分かります。

本文は4段構成です。1) 何の集まりか、2) 日時と場所、3) 返事の方法と期限、4) 連絡先。日本語のメールと同じ構造で、前置きが短いだけです。

冒頭の挨拶は「Hi ［名前］,」（社内・カジュアル）か「Dear ［名前］,」（社外・フォーマル）を使い分けます。「Dear Sir or Madam」は宛名が分からないとき以外は避けたほうが自然です。

日付・時刻の書き方

月は数字ではなく英語で書きます。「12/06」はアメリカ式なら12月6日、イギリス式なら6月12日と読まれます。「6 December」または「December 6」と書けば誤解が起きません。

曜日を添えると、相手がカレンダーを開かずに済みます。「Friday, 12 December」の形が読みやすい形です。

時刻にはタイムゾーンを必ず添えます。「7:00 PM JST」「10:00 AM (JST, UTC+9)」のように書きます。オンライン会議では、これが無いと参加者が計算を間違えます。

所要時間も書いておくと親切です。「7:00–9:00 PM JST」のように終了時刻まで示すと、相手は前後の予定を組めます。

フォーマルとカジュアルの使い分け

社外・目上には、依頼形を使います。「We would be delighted if you could join us.」「Please let us know whether you will be able to attend.」のように、丁寧な表現を選びます。

社内・チーム内では、短い形で構いません。「Can you make it?」「Let me know if you can come.」で十分です。過度に丁寧な英語は、かえって距離を感じさせることがあります。

どちらの場合も、期限は明確に書きます。「as soon as possible」は人によって解釈が違うので、日付で示してください。

候補日を複数出すとき

「Which of the following works best for you?」「Please let me know which times work for you.」が定番の言い回しです。候補は3つ程度に絞ります。

文章で候補を並べると、相手は返信で選ばなければなりません。○△×を選ぶだけのページを添えれば、相手はクリックするだけで終わります。「You can reply here — no sign-up required:」の一文とURLを添える形が便利です。

全員の都合が合わない可能性がある場合は、決め方も先に伝えます。「We'll go with the time that works for the most people.」と書いておくと、後の連絡がスムーズです。

返信する側の英語

出席の返事は結論から。「Thank you for the invitation. I'd be happy to attend.」の後に、到着時刻や人数の補足を添えます。

欠席の返事も、理由を長く書く必要はありません。「Unfortunately, I have a prior commitment and won't be able to join.」で足ります。「I'm sorry to miss it」を添えると柔らかくなります。

保留したいときは「I'm not sure yet — may I confirm by ［日付］?」のように、いつまでに確定できるかを示します。返事を保留したままにするより、期限を示したほうが相手は動けます。

リマインドの書き方

催促は「Gentle reminder」で始めるのが定番です。件名に「Reminder:」を付け、本文は3行程度にまとめます。

「Just following up on my previous email」「I wanted to check whether you had a chance to look at this」といった前置きは、相手を責めない形で用件に入れる言い回しです。

期限の理由を添えると納得感が出ます。「We need to confirm numbers with the venue by ［日付］.」の一文があれば、催促が事務手続きの話になります。

英語で回答できるページと組み合わせる

調整お助けくんの回答ページは、日本語・英語・韓国語・中国語の表示に対応しています。参加者はページ上で言語を切り替えられるので、同じURLを海外のメンバーにもそのまま送れます。

回答に必要なのは名前と○△×だけで、アカウント登録もアプリのインストールも不要です。海外の相手に日本のサービスへ登録してもらう、という気まずさが起きません。

英語の案内文では「no sign-up required」「it takes less than a minute」を添えておくと、リンクを開いてもらいやすくなります。日本語の案内と同じで、面倒な入力を想像させないことが大事です。