歓迎会の案内メール。主役がいちばん気を遣う会だから。

歓迎会は主役がいちばん情報を持っていない

送別会と違い、歓迎会の主役は社内の人間関係も店の場所も知りません。「いつもの店で19時から」で通じる相手ではないことを前提に案内を書きます。

本人向けの案内には、集合場所と行き方、会費の有無、当日どんな流れになるか（自己紹介を求められるか）を書いておきます。これがあるだけで、参加のハードルが大きく下がります。

参加者向けの案内には、運営の情報（会費・集金・進行）を書きます。本人には会費を負担してもらわない場合、その旨は本人向けの文面にだけ書いてください。

案内を送る範囲も先に決めます。部署内だけか、関わりのある他部署も呼ぶか。あとから「聞いていない」となるより、最初に広めに声をかけて、参加は任意にするほうが角が立ちません。

いつ開くか

配属や入社から2週間以内が目安です。時間が空くほど「もう馴染んでしまった後の会」になり、歓迎の意味が薄れます。

4月は歓迎会が集中し、店が混みます。日程の打診は入社日の前から始めても構いません。人事や上長に配属予定を確認できるなら、先に候補日を押さえておくと動きやすくなります。

歓迎会そのものを開かない、という選択もあります。ランチ会や、業務時間内の30分の顔合わせで足りることもあります。夜の会が前提だと、家庭の事情で参加しにくい人が最初から外れてしまいます。

中途入社の方の歓迎会は、入社日が個別なので忘れられがちです。月ごとにまとめて開催する運用にすると、抜け落ちが減ります。

在宅勤務が多い職場では、全員が出社する日に合わせるのが現実的です。出社日が決まっているなら、その日の夜を候補に入れると集まりやすくなります。

案内に書くこと

日時・場所・会費・締切に加えて、歓迎会では「誰の歓迎会か」を明記します。複数名を迎える場合は全員の名前を挙げてください。

会費は税込の総額と集金方法を書きます。主役の分を参加者で負担する場合は、参加者向けの案内にだけ「［名前］さんの会費は参加者で負担します」と書いておきます。

参加の任意性も一言添えます。「ご都合のつく方はぜひ」の形で十分です。「新人は全員参加」といった書き方は避けてください。

初参加の人が読む前提で、社内の言葉を使いすぎないようにします。部署の略称や、その会社でしか通じない行事名は、注釈を添えるか普通の言葉に置き換えてください。

食事の希望を先に聞いておくと、店選びで失敗しません。アレルギー、苦手な食べ物、お酒を飲むかどうか。特にお酒については、飲まない人がいても気にならない店を選ぶ配慮が要ります。

本人への声のかけ方

まず、本人の都合を先に確認します。歓迎会は主役が来られなければ成立しません。候補日を全体に投げる前に、「［月日］か［月日］は空いていますか」と聞いておきます。

アレルギーや食事の制限は、必ず本人に直接聞いてください。参加者向けのページで公開の形で聞くと、答えにくくなります。

「お酒は飲めますか」ではなく「飲めない方もいるので、飲み放題はソフトドリンクも入れておきますね」と伝える形にすると、答えを迫らずに済みます。

当日の集合場所は、地図のURLか、駅のどの出口から歩くかまで伝えます。まだ土地勘のない相手にとって、店名だけの案内は不親切です。迷ったときの連絡先も一緒に書いておいてください。

参加者向けの日程調整

本人の都合が押さえられたら、その日を含む候補日を参加者に投げます。○△×を選ぶだけのページを使えば、回答は1か所に集まり、集計も自動です。

候補日は3〜4日、週をまたいで出します。歓迎会は部署全体に声をかけることが多いので、全員が○の日はまず出ません。「主役が○の日の中で、○が最も多い日で決めます」と最初に書いておくと、決めるときに迷いません。

他部署から参加してもらう場合は、その方々にもURLを回します。登録が不要なので、普段やり取りのない相手にも共有しやすい形です。

歓送迎会を兼ねる場合

同じ時期に送る人と迎える人がいる場合、1つの会にまとめることがあります。この場合、案内文には両方の名前を明記します。どちらか一方だけが目立つ書き方は避けてください。

進行も両方に時間を割きます。送られる方の挨拶、迎える方の挨拶、それぞれに花束や記念品を用意するかを先に決めておきます。

送別の要素が入る場合、案内文は「感謝」と「歓迎」を並べる形にします。「［名前］さんへの感謝と、［名前］さんの歓迎を兼ねた会」という書き方が収まりやすい形です。

出欠の集め方と締切

締切は、店に人数を伝える期限の2〜3日前に設定します。締切当日に未回答が残るのは普通なので、余白を見込んでおいてください。

「［月日］までにご回答がない場合は欠席として集計します」の一文を入れておくと、催促の回数が減ります。回答一覧を見れば誰が未回答か分かるので、催促はその人にだけ送ります。

調整お助けくんならイベント名と候補日を入れて1分ほどで出欠ページが作れます。参加者は登録なしで○△×を選ぶだけ、集計は自動です。

当日の段取り

席順は、主役の隣に「話しかけやすい人」を置きます。役職がいちばん上の人を隣に固定すると、本人が気を張ったまま終わります。

同時期に入った人が複数いる場合は、席を離して配置します。固まって座ると、その中だけで会話が完結してしまい、既存メンバーと話す機会が生まれません。

自己紹介を求める場合は、事前に本人へ伝えておきます。「乾杯のあとに一言お願いするかもしれません」の一言があるだけで、心構えが変わります。長い挨拶は求めないでください。

会の途中で席を移動できる形にすると、多くの人と話せます。コースの提供が落ち着いたころに、幹事が声をかけて動きを作ると自然です。

終了時刻を決めておくのも配慮のうちです。「［時刻］には一次会を締めます」と案内に書いておけば、翌日の予定がある人も参加しやすくなります。

強く勧めない、というのも段取りのうちです。お酒、一気飲み、余興。歓迎する会で本人を試すようなことはしない、と幹事の中で共有しておいてください。