調整お助けくん/ガイド
出欠の集計、どの方法がいちばん早いか。
出欠を集める方法は大きく3つ。表計算ソフトで出欠表を作る、アンケートフォームを作る、○△×を選ぶ出欠ページを使う。どれが良いかは、集めたい情報の量と参加者の環境で決まります。COUNTIFの数式から使い分けの基準まで、実際に手を動かす順にまとめました。
3つの方法の向き不向き
表計算ソフト（Excel・スプレッドシート）。集計の自由度は最も高く、会費の計算や名簿との突き合わせまで1枚でできます。反面、ファイルを配って回収する手間があり、スマホでの入力は快適とは言えません。社内で共有ドライブが使える環境なら現実的です。
アンケートフォーム。氏名・所属・アレルギー・会費の支払い方法など、項目を自由に作れるのが強みです。作成に少し手間がかかり、集計は別の画面で確認する形になります。申込に近い性質のイベント向きです。
出欠ページ。URLを開いて名前と○△×を選ぶだけなので、回答のハードルがいちばん低い形です。項目を増やせない代わりに、出欠と日程調整だけなら最も速く終わります。
迷ったら、集めたい項目の数で決めてください。出欠と名前だけなら出欠ページ、5項目以上ならフォーム、集計後に自分で計算したいなら表計算ソフト、が目安です。
Excel・スプレッドシートで出欠表を作る
縦に参加者の名前、横に候補日を並べます。1行目に日付、A列に名前。交差するセルに○△×を入れる形が、あとの集計をいちばん楽にします。
入力する記号は、全角の○△×に統一します。「◯」「〇」「O」が混ざると、後の数式で数え漏れが起きます。入力規則（データの入力規則）でリストを設定しておくと、記号のゆれを防げます。
回答が入る範囲と、集計行を分けておきます。名前がA2から下に並び、候補日がB1から右に並ぶなら、集計行は名簿の下（例：22行目）に置きます。
COUNTIFで○△×を数える
COUNTIF関数は「範囲の中で、条件に合うセルがいくつあるか」を数えます。書式は =COUNTIF(範囲, 条件) です。ExcelでもGoogleスプレッドシートでも同じように使えます。
B列（1つめの候補日）の○を数えるなら、=COUNTIF(B2:B21,"○") と入力します。△なら =COUNTIF(B2:B21,"△")、×なら =COUNTIF(B2:B21,"×") です。
数式を右へコピーすれば、候補日ごとの集計が一度に出ます。B2:B21 のように範囲を指定しておけば、コピー時に列が自動でずれます（行を固定したい場合は B$2:B$21 と書きます）。
○と△を合わせた数（保留を含む最大人数）は、=COUNTIF(B2:B21,"○")+COUNTIF(B2:B21,"△") で出ます。確定人数と最大人数を並べておくと、店の予約人数を決めるときに便利です。
未回答を数える
未回答は空白セルの数です。=COUNTBLANK(B2:B21) で数えられます。名簿の人数から回答済みを引く形（=COUNTA($A$2:$A$21)-COUNTA(B2:B21)）でも同じ結果になります。
「誰が未回答か」を目立たせたいときは、条件付き書式で空白セルに色を付けます。締切前に一目で分かるので、催促する相手を探す時間が減ります。
未回答者の名前を自動で並べたい場合は、フィルターで空白を絞り込むのがいちばん手軽です。関数で並べようとすると数式が複雑になり、あとで壊れます。
いちばん都合のいい日を出す
各候補日の○の数を集計行に並べたら、その最大値を =MAX(B22:F22) で取ります。
最大値の日付を取り出すには、=INDEX(B1:F1,MATCH(MAX(B22:F22),B22:F22,0)) と書きます。B1:F1 が候補日の見出し行、B22:F22 が○の集計行です。
同数の日が2つ以上ある場合、この数式は左側の日を返します。同数のときに△が多いほうを選びたいなら、○の行の下に△の行も作り、目で見て判断するほうが確実です。数式で凝るより、人が決めるほうが早い場面です。
表計算ソフトの限界
配布と回収に手間がかかります。ファイルをメールで送ると、それぞれが自分の手元で編集した版を返してくるため、統合作業が発生します。共有ドライブで1つのファイルを同時編集できる環境が前提です。
スマホでの入力が快適ではありません。セルが小さく、記号の入力もしづらいため、外出中の人からの回答が遅れます。参加者にスマホ中心の人が多い集まりでは向きません。
誤操作のリスクもあります。他人の行を書き換えてしまう、数式を消してしまう、といった事故は、人数が増えるほど起きやすくなります。編集範囲を保護できる環境でなければ、別の方法を検討してください。
アンケートフォームで出欠を取る場合
質問は少ないほど回答率が上がります。出欠を取るだけなら「お名前」「出欠（参加／不参加／未定）」の2問で足ります。ここに会費や食事の希望を足すかどうかは、本当に事前に必要かで判断してください。
選択肢は3つ用意します。参加・不参加の二択にすると、決めきれない人が回答自体を止めます。「未定」を入れておくと、早い段階で温度感が集まります。
締切は、フォームの説明文と依頼のメッセージの両方に書きます。回答の受付を止める設定があるかは利用するサービスによって異なるので、公式のヘルプで確認してください。画面の名称や手順は更新されることがあります。
回答が集まったら、集計画面かエクスポートしたデータで確認します。表計算ソフトに取り込めば、上で紹介したCOUNTIFがそのまま使えます。
出欠ページを使う場合
調整お助けくんは、この3つのうち「集計を自動にする」ことに振り切った形です。イベント名と候補日を入れて共有URLを作り、参加者は名前と○△×を選ぶだけ。数式も、ファイルの回収も要りません。
集計は回答が入るたびに更新され、○が最も多い日に印が付きます。○と△を足して最も多い日が別にある場合は、それも並べて表示されるので、確定人数と最大人数の両方を見ながら判断できます。
表は縦横を切り替えられるので、候補日が多いときと人数が多いときで見やすい向きに変えられます。コメント欄を有効にすれば、「20時から合流します」といった補足も回答と一緒に集まります。
会費の計算や名簿との突き合わせが必要なら、集計結果を見ながら手元の表計算ソフトに転記する形が現実的です。出欠を集めるところまでをページに任せ、その後の計算だけ手元でやる、という分担が結局いちばん速く終わります。
そのまま使える文面
コピーして送れます。「この文面で出欠ページを作る」を押すと、イベント名と説明が入った状態で作成画面が開きます。
出欠表（Excel）を配るときの依頼文
件名：【出欠表】［イベント名］の出欠入力のお願い（［月日］まで） お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［イベント名］の出欠表を共有フォルダに置きました。ご自身の行に○△×をご入力ください。 ・ファイル：［ファイルの場所・URL］ ・入力方法：参加＝○／未定＝△／不参加＝×（全角でお願いします） ・入力期限：［月日（曜）］ 他の方の行は編集しないようご注意ください。 ファイルを開けない場合は、この返信で出欠をお知らせいただければこちらで入力します。
スプレッドシートを共有するときの依頼文
件名：［イベント名］出欠表（スプレッドシート）ご入力のお願い お疲れさまです。［自分の名前］です。 下記のスプレッドシートに出欠をご入力ください。 ［シートのURL］ ・自分の名前の行に、候補日ごとに○△×を入れてください ・記号は全角の ○ △ × でお願いします（プルダウンから選べます） ・入力期限：［月日（曜）］ スマートフォンからだと入力しづらい場合があります。 難しい場合は、この返信で出欠をお知らせいただければこちらで入力します。
アンケートフォームへの回答依頼
件名：【回答のお願い】［イベント名］出欠アンケート（［月日］まで） お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［イベント名］の出欠をアンケートでお伺いします。下記からご回答ください。 ［フォームのURL］ ・質問は［件数］問、1分ほどで終わります ・回答期限：［月日（曜）］ ・参加できるか分からない場合は「未定」をお選びください ご不明な点は［連絡先］までお願いします。
出欠ページへ切り替えるときの案内
件名：【変更】［イベント名］の出欠入力方法について お疲れさまです。［自分の名前］です。 スマートフォンから入力しづらいというご意見をいただいたため、出欠の受付を下記のページに変更しました。 ［共有URL］ ・お名前を入れて○△×を選ぶだけです（登録は不要です） ・これまでにExcelへご入力いただいた分は、こちらで移しました ・まだの方は［月日（曜）］までにお願いします お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。
未回答の方への催促
件名：【リマインド】［イベント名］の出欠入力は［月日］までです ［名前］さん お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［イベント名］の出欠について、ご入力が確認できていませんでした。行き違いでしたら失礼しました。 ［共有URL］ ○△×を選ぶだけ、1分ほどで終わります。 ［月日（曜）］までにお願いできますでしょうか。ご連絡がない場合は欠席として集計します。
集計結果の共有
件名：［イベント名］出欠集計のご報告（［月日］時点） お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［月日］時点の出欠集計をご報告します。 ・回答済み：［人数］名／対象［人数］名 ・参加（○）：［人数］名 ・未定（△）：［人数］名 ・不参加（×）：［人数］名 ・最も参加者が多い日：［月日（曜）］（○［人数］名／△を含めると［人数］名） 最新の状況は下記からご確認いただけます。 ［共有URL］ 未回答の方には個別にご連絡します。確定は［月日（曜）］の予定です。
よくある質問
QCOUNTIFで○の数を数える数式を教えてください。
=COUNTIF(B2:B21,"○") と入力します。B2:B21 が回答の入る範囲、"○" が数えたい記号です。△や×も同じ形で数えられます。ExcelでもGoogleスプレッドシートでも同じ書き方です。
Q○と△を合わせた人数を出したいときは？
=COUNTIF(B2:B21,"○")+COUNTIF(B2:B21,"△") と書きます。○を確定人数、○＋△を最大人数として並べておくと、会場に伝える人数を決めやすくなります。
Q未回答の人数はどう数えますか？
=COUNTBLANK(B2:B21) で空白セルを数えます。誰が未回答かを目立たせたい場合は、条件付き書式で空白セルに色を付けるか、フィルターで空白を絞り込むのが手軽です。
Q記号がうまく数えられません。
記号のゆれが原因のことが多いです。「○」「◯」「〇」「O」が混ざっていないか確認してください。入力規則でプルダウンのリストを設定しておくと、以後のゆれを防げます。
Qアンケートフォームと出欠ページはどちらが良いですか？
集めたい項目の数で決めてください。出欠と名前だけなら出欠ページのほうが速く、5項目以上を聞くならフォームが向いています。フォームは項目を自由に作れる代わりに、作成の手間と、集計を別画面で見る手間がかかります。
QExcelで集計してから、ツールに移行してもいいですか？
問題ありません。すでに集めた分は幹事が代わりに入力すれば、以降の回答と同じページにまとまります。切り替えるときは「入力方法を変えました」と一言案内してください。回答先が2つに分かれるのがいちばん厄介です。
用途別の使い方