会議・打ち合わせ
「候補日を3つ送ってください」のメール往復は今日で終わりです。候補日時をまとめてURL化し、参加者は○△×で答えるだけ。社外の相手にもアカウント登録を求めないので、取引先との打ち合わせ調整にも気兼ねなく使えます。時刻まで指定できるので、開始時間まで一度に決まります。下には、社外・社内それぞれの依頼メールと確定連絡の文面を用意しました。
新しい日程調整
取引先にツールの登録をお願いする気まずさがありません。URLを開いて名前と○△×を選ぶだけで回答が終わります。案内文に「ご登録は不要です」と添えておくと、開いてもらいやすくなります。
「7/25 14:00」のように日時単位で候補を作成でき、同じ日に複数の時間帯を並べることもできます。会議の開始時刻まで一度に調整できるので、決まってからの時間調整が要りません。
誰がどの枠に○を付けたか一覧で確認でき、○が最多の枠に印が付きます。○と△を足して最多の枠が別にある場合はそれも表示されるので、必須メンバーの都合と全体の多さを見比べて決められます。
全員の都合が合わないときは、管理ページから候補日時を追加できます。すでに集まっている回答はそのまま残るので、回答者に最初からやり直してもらう必要がありません。
管理ページには、共有URLと決まった日時を差し込んだ確定連絡の文面が用意されています。コピーしてメールに貼るだけで「結局いつになったの？」がなくなります。
回答ページは日本語・英語・韓国語・中国語の表示に対応し、参加者がページ上で切り替えられます。海外の相手に日本語のツールへ登録してもらう必要がありません。
URLを知っている人が開ける仕組みなので、イベント名には固有名詞を書かず「10月 打ち合わせ」のように伏せる運用ができます。回答に必要なのは表示名だけで、メールアドレスは求めません。
説明欄に議題と所要時間を書いておけば、回答ページを開いた相手がその場で確認できます。メール本文を遡らなくても、何の打ち合わせなのかが分かる状態になります。
STEP 01
イベント名と日程候補を入力して作成。共有URLが自動生成されます
STEP 02
生成されたURLをメンバーに送るだけ。回答は自動で集計されます
STEP 03
回答を確認して、最適な日程を決定できます
コピーして送れます。「この文面で出欠ページを作る」を押すと、イベント名と説明が入った状態で作成画面が開きます。
件名：お打ち合わせ日程のご相談（［用件］の件） ［会社名］ ［部署名］［担当者名］様 いつもお世話になっております。［自社名］の［自分の名前］です。 ［用件］につきまして、お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 所要時間は［30分／1時間］程度、［オンライン／貴社訪問］を想定しております。 ・［月日（曜）］［時刻］〜 ・［月日（曜）］［時刻］〜 ・［月日（曜）］［時刻］〜 ご回答は下記ページから○△×を選ぶだけで完了します（ご登録は不要です）。 ［共有URL］ お手数ですが［月日（曜）］までにご一報いただけますと幸いです。 いずれもご都合が合わない場合は、あらためて候補をご用意いたします。
件名：【日程調整】［案件名］の打ち合わせ（［月日］まで回答） お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［案件名］の打ち合わせを設定したいので、下のページから○△×の入力をお願いします。 ［共有URL］ ・所要時間：［60］分 ・場所：［会議室／オンライン］ ・回答期限：［月日（曜）］ 読めない枠は△で構いません。回答が出そろい次第、最も都合のよい枠で確定します。
件名：【確定】［月日（曜）］［時刻］〜 お打ち合わせの件 ［会社名］［担当者名］様 お世話になっております。［自社名］の［自分の名前］です。 ご調整いただきありがとうございます。下記のとおり確定いたしました。 ・日時：［月日（曜）］［時刻］〜［時刻］（［60］分） ・場所：［会議室名／オンライン（URLは別途お送りします）］ ・出席：［出席者名］ ・議題：［議題］ 変更が必要になりましたら、遠慮なくお知らせください。
はい。回答にアカウントは不要で、URLを知っている人だけがアクセスできます。ただしURLを知っていれば開けるので、案件名など社外秘の内容はイベント名に書かない運用をおすすめします。
作れます。カレンダーで日付を選ぶ際に時刻を設定でき、同じ日に複数の時間帯を候補にすることもできます。「10:00」「14:00」「16:00」を並べれば、開始時刻まで一度に決められます。
自動の締め切りはありません。案内文と説明欄に期限を書き、揃ったタイミングで幹事が確定してください。締切当日にリマインドを送るところまでを一連の流れにしておくと確実です。
残ります。管理ページから候補日時を追加しても、すでに入っている回答はそのままです（削除した候補の回答だけが消えます）。追加したときは「1枠追加しました」と一言連絡してください。
管理ページはキー付きのURLでしか開けません。作成直後にブックマークしておくのが確実です。同じ端末・同じブラウザであれば、ホームの「最近の日程調整」から開き直せます。
ありません。少人数の打ち合わせから、部署をまたぐ会議まで同じように使えます。
用途別の使い方
