歓迎会｜参加者向けの日程調整
件名：【日程調整】［名前］さんの歓迎会について（［月日］まで回答） お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［月日］付で着任された［名前］さんの歓迎会を開きたいと思います。 日程を決めたいので、下のページから○△×の入力をお願いします。 ［共有URL］ ・候補：［月日（曜）］／［月日（曜）］／［月日（曜）］ ・時間：［時刻］〜／会費：［金額］円程度を想定 ・回答期限：［月日（曜）］ ［名前］さんのご都合を優先し、その中で参加者が最も多い日で決めます。
歓送迎会・歓迎会
歓送迎会の日程、主役が参加できる日で決めよう。
歓送迎会でいちばん外せないのは、送られる人・迎える人＝主役が参加できることです。調整お助けくんなら候補日を出してURLを配るだけで、誰がどの日に○を付けたかが一覧で見えます。主役の○が付いた日を軸に、参加者が最も多い日をすぐ選べます。本人に見せたくない場合はイベント名を伏せた表現にできるので、裏で進める調整にも使えます。下には案内文のテンプレートを用意しました。
新しい日程調整
なぜ選ばれるのか？
主役の都合を軸に決められる
誰がどの候補日に○を付けたか一覧で見えるので、主役が参加できる日の中から最多の日を選べます。多数決だけで決めると、主役が来られない日が最多になる、という事態が起きます。
配属直後の新メンバーにも簡単
アカウント登録もアプリも不要。URLを送るだけなので、まだ連絡先が揃っていない相手にも気軽に共有できます。回答は名前と○△×だけで終わります。
部署横断でもスムーズ
他部署や普段関わらないメンバーにもURL一つ。ツールの使い方を説明する手間がなく、「これ登録いるの？」と聞かれることもありません。
本人に気づかれずに進められる
イベント名を「［月］の懇親会」など当たり障りのない表現にすれば、URLが目に触れても内容が特定されにくくなります。本人には別途、招待の形で連絡してください。
急な送別にも間に合う
候補日を数日分だけにして共有すれば、回答は数時間で集まります。作成そのものは1分ほどなので、退職や異動が急に決まった場面でも動けます。
確定連絡と催促はコピーで
管理ページには共有URLと決まった日程を差し込んだ催促文・確定連絡文が用意されています。幹事が文面を考える時間を減らせます。
時刻まで指定できる
「18:30スタート」「19:00スタート」のように時刻付きの候補も作れます。主役が移動を伴う場合や、翌日に予定がある人が多い場合は、開始時刻も一緒に聞いておくと参加しやすくなります。
部署をまたいで声をかけられる
他部署から参加してもらう場合も、URLを回すだけで回答が同じページに集まります。誰がどの部署から参加するかは、回答時の名前に部署を添えてもらう運用にすると分かりやすくなります。
3ステップで始められます
STEP 01
イベントを作成
イベント名と日程候補を入力して作成。共有URLが自動生成されます
STEP 02
URLを共有
生成されたURLをメンバーに送るだけ。回答は自動で集計されます
STEP 03
結果を確認
回答を確認して、最適な日程を決定できます
そのまま使える文面
コピーして送れます。「この文面で出欠ページを作る」を押すと、イベント名と説明が入った状態で作成画面が開きます。
送別会｜本人には送らない日程調整
件名：【日程調整】［名前］さんの送別会について（本人には未案内です） お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［月日］付で［退職／異動］される［名前］さんの送別会を開きたいと思います。 まず日程を決めたいので、下のページから○△×の入力をお願いします。 ［共有URL］ ・候補：［月日（曜）］／［月日（曜）］／［月日（曜）］ ・時間：［時刻］〜／会費：［金額］円程度（餞別代を含む予定） ・回答期限：［月日（曜）］ 本人にはこちらから別途ご案内しますので、この案内の転送はお控えください。
確定の案内（参加者向け）
件名：【ご案内】［名前］さん歓送迎会 ［月日（曜）］開催／出欠のお願い お疲れさまです。［自分の名前］です。 下記のとおり開催します。出欠を下のページからお知らせください。 ・日時：［月日（曜）］［時刻］〜［時刻］（受付［時刻］） ・場所：［店名］（［住所］／［最寄り駅］から徒歩［分］） ・会費：［金額］円（当日、受付でお預かりします。記念品代を含みます） ［共有URL］ ・回答期限：［月日（曜）］ ・［月日］までにご回答がない場合は、欠席として集計します 当日は［時刻］にお集まりください。
よくある質問
Q主役に日程調整を気づかれたくない場合は？
イベント名を「［月］の懇親会」など当たり障りのない表現にすれば、URLを共有しても内容から特定されにくくなります。本人にはURLを渡さず、幹事から直接口頭やメールで招待してください。
Q急な送別で日程が近い場合でも使えますか？
はい。候補日を数日分だけにして共有すれば、回答は数時間で集まります。締め切りは自動ではないので、揃った時点で幹事が確定してください。
Q料金はかかりますか？
無料です。作成側・回答側ともに料金は一切かかりません。
Q主役の都合と多数決がぶつかったときは？
主役を優先してください。歓送迎会は主役が参加できなければ意味がありません。確定連絡で「［名前］さんのご都合を優先しました」と一行添えれば、参加者にも伝わります。
Q歓迎会と送別会を1回にまとめてもいいですか？
問題ありません。案内文に両方の名前を明記し、進行でもそれぞれに時間を割いてください。どちらか一方だけが目立つ書き方は避けます。
Q本人の会費はどう扱えばいいですか？
参加者で負担する形が一般的です。本人向けの案内には「会費は参加者で用意しますのでお気遣いなく」と書き、参加者向けには「会費に［名前］さんの分を含みます」と書きます。文面を分けるのがポイントです。
Q候補日を後から追加できますか？
できます。管理ページから追加しても、すでに集まっている回答は残ります（削除した候補の回答だけが消えます）。追加したときは「1日足しました」と一言伝えると、回答済みの人も見直してくれます。
用途別の使い方