調整お助けくん/ガイド
全員の都合が合わない。そのときの決め方。
10人集まれば、全員が○の日はまず出てきません。大事なのは全員一致を待つことではなく、決め方を先に決めておくことです。○が最多の日、△を含めて最多の日、主賓優先、二部制。順番に当てはめれば、迷う時間は数分で済みます。決めた後のフォローの文面も用意しました。
「全員が○」は最初から起きにくい
参加者が5人を超えたあたりから、全員の予定が揃う日はほとんど出てきません。候補日を増やせば解決すると思われがちですが、候補が10日を超えると今度は回答自体が集まらなくなります。
現実的なゴールは「全員が来られる日」ではなく「いちばん多くの人が来られて、外せない人が来られる日」です。ここを最初に共有しておくだけで、決めるまでの時間が短くなります。
参加率を上げたいなら、日程を粘るより時間帯を見直すほうが効くことがあります。開始を30分遅らせるだけで来られる人がいる、という場面は珍しくありません。候補日を増やす前に、時間の選択肢を1つ足してみてください。
案内の時点で「○が最も多い日で決めます」と書いておくのがおすすめです。ルールが先にあると、決定に対する不満が出にくくなります。あとから基準を作ると、どうしても恣意的に見えます。
決め方は5段階で当てはめる
1. 主賓や、その人が来なければ成立しない人が○の日に絞る。歓送迎会の主役、決裁者、講師などが該当します。ここが最優先です。
2. その中で○が最も多い日を選ぶ。同数の日が並んだら、△が多いほうを選びます。△は「調整すれば来られるかもしれない」の意思表示なので、伸びしろがある日です。
3. ○が割れて決まらないときは、○と△を足した数が最も多い日を見ます。参加人数の上限を取りにいく判断です。
4. それでも決まらないなら、二部制や別日程を検討します。無理に1日に寄せるより、2回に分けたほうが結果的に多くの人が参加できることがあります。
5. 最後は幹事が決める。全員に諮り直すと、決まらないまま日だけが過ぎます。「決められないときは幹事が決める」と最初に宣言しておいてください。
集計ルールの読み方
調整お助けくんの集計は、この考え方をそのまま実装しています。「いちばん多い日」は○が最も多い日で、○が同数のときは△が多いほうが選ばれます。
それとは別に、○と△を足した数が最も多い日が別にある場合、「保留含め最多」として並べて表示されます。確実な人数で決めるか、最大人数を取りにいくかを、両方を見ながら判断できます。
表は縦横を切り替えられるので、候補日が多いときは日付を縦に、人数が多いときは名前を縦にすると読みやすくなります。誰がどの日に×を付けたかも一覧で見えるので、「その人が来られない理由」を個別に聞く判断もできます。
△をどう数えるか
△は、幹事にとって最も扱いにくい回答です。ただし△が多いこと自体は悪い状態ではありません。「今の時点では読めない人が何人いるか」が見えているだけ、判断材料は増えています。
予約の人数を決めるときは、○を確定人数、△を上振れとして扱います。店に人数を伝える段階では○の人数を基準にし、直前に△が○に変わった分を追加できるか、予約時に確認しておくと安心です。
△のまま締切を迎えた人には、個別に一声かけます。「○か×だけ教えてください」と聞けば、たいていはその場で決まります。△を放置すると、当日の人数が読めないまま迎えることになります。
×が特定の曜日に集中している場合は、その曜日を候補から外して出し直すほうが早く決まります。「金曜はみんな×」と分かった時点で、金曜の候補を残しておく意味はありません。
主賓・必須メンバーがいる場合
歓迎会・送別会・還暦のお祝いなど、主役がいる集まりでは、主役の予定を最初に押さえます。候補日を出す前に、本人（または本人に近い人）に空いている日を確認しておくと、後の調整が一気に楽になります。
サプライズにしたい場合は、本人には別の名目で予定を聞きます。「［月日］の夜、空いていますか」と個別に聞くだけで足ります。集まり全体の日程調整ページに本人を入れる必要はありません。
決裁者や講師が必要な会議も同じです。その人が○の日に絞ったうえで、残りのメンバーの○を数えます。全員の多数決から入ると、主役が来られない日が最多になってやり直し、という事態が起きます。
それでも割れるとき
二部制にする。1日で開催し、早い時間と遅い時間に分けて席を回す形です。仕事の都合で遅れる人が多いときに有効ですが、店の協力が必要なので予約時に相談してください。
日を分けて2回開催する。人数が多い部署や、シフト制の職場ではこちらが現実的です。「どちらか都合のよい回にご参加ください」と案内し、回ごとに出欠ページを分けると集計が混ざりません。
オンラインを併用する。遠方の人や当日移動が難しい人が数人いる場合、会場からの中継枠を作ると参加できます。ただし運営の手間が増えるので、幹事が1人のときは無理をしないでください。
思い切って延期する。繁忙期に無理やり入れるより、時期をずらしたほうが参加者が増えることがあります。「今月は難しそうなので、来月に回します」と早めに宣言するのも幹事の判断です。
決めた後の伝え方
確定の連絡には、決め方も一行添えます。「○が最も多かった［月日］に決定しました」と書くだけで、選ばれなかった日に○を付けた人も納得しやすくなります。
来られない人には個別に一言送ります。「今回は日程が合わず残念です。次は［時期］を予定しているので、またお声がけします」。この一言があるかどうかで、次に集まるときの反応が変わります。
決まった日程は、回答ページにもそのまま残ります。あとから「結局いつだったか」を確認できるので、確定連絡を見失った人にもURLを案内すれば済みます。
次回、合わない日を減らすために
候補日は3〜5日、週をまたいで、曜日と時間帯をずらす。同じ週に3日並べると、その週が忙しい人には全滅します。これだけで当たる確率が変わります。
打診の時期を早める。飲み会なら3〜4週間前、忘年会や歓送迎会のような繁忙期の集まりなら6〜8週間前が目安です。遅くなるほど、相手の予定が埋まっていきます。
○△×の3択にする。二択だと、決めきれない人が回答自体を止めてしまい、判断材料が減ります。△が拾えるだけで、決め方の選択肢が増えます。
そのまま使える文面
コピーして送れます。「この文面で出欠ページを作る」を押すと、イベント名と説明が入った状態で作成画面が開きます。
案内文に入れる｜決め方を先に宣言する
件名：【日程調整】［イベント名］の候補日について（［月日］まで） お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［イベント名］の日程を決めます。下のページから○△×の入力をお願いします。 ［共有URL］ ・回答期限：［月日（曜）］ ・全員の都合が合う日が無い場合は、○が最も多い日で決定します ・読めない日は△で構いません（あとから変更できます） ご希望に添えない場合もありますが、あらかじめご了承ください。 よろしくお願いします。
候補日を追加するときの連絡
件名：【候補日を追加しました】［イベント名］の日程調整 お疲れさまです。［自分の名前］です。 現時点で全員のご都合が合う日が無かったため、候補日を［件数］日追加しました。 ［共有URL］ すでにご回答いただいた分はそのまま残っています。追加分だけご入力ください。 ［月日（曜）］までにお願いします。 これで決まらない場合は、○が最も多い日で確定します。
多数決で決めた確定連絡
件名：【確定】［イベント名］は［月日（曜）］に決まりました お疲れさまです。［自分の名前］です。 ご回答ありがとうございました。全員のご都合が合う日が無かったため、○が最も多かった［月日（曜）］に決定しました。 ・日時：［月日（曜）］［時刻］〜［時刻］ ・場所：［店名・住所］ ・参加：［人数］名 ・会費：［金額］円（当日集金） ご都合が合わなかった方には申し訳ありません。次回は［時期］を予定しています。 キャンセルは［月日］までにご連絡ください。
主賓の都合を優先して決めた連絡
件名：【確定】［イベント名］は［月日（曜）］に開催します お疲れさまです。［自分の名前］です。 日程のご回答ありがとうございました。 ［主役の名前］さんのご都合を優先し、［月日（曜）］に決定しました。 ・日時：［月日（曜）］［時刻］〜 ・場所：［店名］ ・会費：［金額］円 最も参加者が多い日ではありませんが、主役が参加できる日を優先しました。 ご都合が合わない方は、当日メッセージだけでもいただけると嬉しいです。
二部制にするときの案内
件名：［イベント名］は二部制で開催します（［月日（曜）］） お疲れさまです。［自分の名前］です。 仕事の都合で開始時刻が分かれるため、［月日（曜）］は二部制にします。 ・第1部：［時刻］〜［時刻］（食事中心） ・第2部：［時刻］〜［時刻］（残れる方・遅れて来る方） どちらに参加されるかを、下のページでお知らせください。 ［共有URL］ 両方に参加される方は○を2つ選んでいただいて構いません。 ［月日（曜）］までにお願いします。
日を分けて2回開催する案内
件名：［イベント名］は2回に分けて開催します お疲れさまです。［自分の名前］です。 1日に全員が集まれる日が無かったため、2回に分けて開催します。 ・A日程：［月日（曜）］［時刻］〜 ・B日程：［月日（曜）］［時刻］〜 どちらか都合のよい回にご参加ください。下のページで参加する回に○をお願いします。 ［共有URL］ ・回答期限：［月日（曜）］ ・お店の予約の都合で、人数が少ない回は中止となる場合があります
来られない人へのフォロー
［名前］さん お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［イベント名］は［月日（曜）］に決まりました。今回はご都合が合わず残念です。 次回は［時期］ごろを予定しています。決まったらまたお声がけしますね。 当日の様子は［写真／簡単な報告］を共有します。
よくある質問
Q全員の都合が合う日が1つもありません。どう決めればいいですか？
順番に当てはめてください。（1）主賓や必須メンバーが○の日に絞る、（2）その中で○が最多の日、（3）割れるなら○と△を足して最多の日、（4）それでも決まらなければ二部制や別日程、（5）最後は幹事が決める。この順番を最初に宣言しておくと、決定への不満が出にくくなります。
Q○が同じ数の日が2つあるときは？
△が多いほうを選びます。△は「調整すれば来られるかもしれない」という意思表示なので、当日の人数が伸びる可能性があります。調整お助けくんの集計も、○が同数のときは△が多い日を「いちばん多い日」として表示します。
Q△の人は人数に数えていいですか？
予約の人数は○を基準に、△は上振れとして扱うのが安全です。店に人数を伝えるときは○の人数で押さえ、直前の追加が可能かを予約時に確認しておいてください。△のまま締切を迎えた人には、個別に○か×を聞きます。
Q候補日を増やせば解決しますか？
ある程度までは有効ですが、10日を超えると今度は回答自体が集まりにくくなります。3〜5日を、週をまたいで曜日と時間帯をずらして出すほうが効果的です。それでも合わない場合は、日を分けて2回開催するほうが現実的です。
Q多数決で決めると不満が出ませんか？
決め方を後から作ると不満が出ます。案内の時点で「○が最も多い日で決定します」と書いておいてください。確定連絡にも「○が最も多かった［月日］に決定しました」と理由を一行添えると、選ばれなかった日に○を付けた人も納得しやすくなります。
Q主賓の都合と多数決がぶつかったときは？
主賓を優先します。歓送迎会やお祝いの席は、主役が参加できなければ意味がありません。確定連絡で「主役の都合を優先しました」と一言添えれば、参加者にも伝わります。
用途別の使い方