調整お助けくん/ガイド
送別会の案内メール。主役に見せる文と、見せない文。
送別会の案内でいちばん気を遣うのは、主役に見せる文面と、見せない文面を分けることです。日程調整の段階で全体メールに「送別会」と書いてしまうと、サプライズにできないだけでなく、本人が気を遣って遠慮することもあります。ここでは分け方の手順と、そのまま使える文面をまとめます。
案内は「参加者向け」と「本人向け」に分ける
参加者向けの案内には、会費・餞別・進行など運営の情報が入ります。これがそのまま本人に届くと、気を遣わせてしまいます。宛先を分け、本人には別途、招待の形で連絡するのが基本です。
全体メールを転送されるリスクもあるので、参加者向けの文面には「本人には別途ご案内しますので、この案内の転送はお控えください」と一行入れておくと安全です。
宛先の作り方も確認します。部署のメーリングリストに本人が含まれている場合、運営の話をそこへ流すと本人にも届きます。送別会の日程調整だけは、本人を除いた宛先を別に作っておくのが確実です。
サプライズにしない場合でも、この分け方は有効です。運営の話と招待の話を混ぜないほうが、どちらの文面も短くなります。
本人が参加者一覧を見られる状態かどうかも確認します。出欠ページのURLを本人が持っていると、誰が参加するか、会費がいくらかが見えます。サプライズにするなら、本人にはURLを渡さず、幹事から直接口頭やメールで招待してください。
本人の予定をどう押さえるか
送別会は主役が来られなければ成立しません。候補日を全体に投げる前に、本人の空いている日を確認しておきます。ここを飛ばすと、最多の日に主役が来られないという事態が起きます。
サプライズにする場合は、別の名目で聞きます。「［月日］の夜、ちょっと時間もらえますか」「歓送迎の時期なので、空いている日を教えてください」程度で十分です。凝った作り話は、後から気まずくなります。
本人が把握している形で進めるほうが、実は円滑なことも多くあります。特に退職日が近い場合、本人の引き継ぎ予定や有給の消化日程を踏まえないと、日程自体が組めません。
最終出社日と送別会の日が近すぎると、本人が挨拶回りや引き継ぎに追われて疲れた状態で参加することになります。可能なら最終出社日の数日前、遅くとも当日を避けた日程にすると、本人も落ち着いて過ごせます。
幹事の段取り
3〜4週間前：本人の都合を確認し、参加者に候補日を投げます。年度末や異動の時期は店が混むので、日程が決まり次第すぐ予約します。
2週間前：日程を確定し、参加者向けの正式案内を送ります。会費と締切、餞別を集める場合はその金額と方法もここで伝えます。
1週間前：出欠を締め切り、店に人数を伝えます。未回答の人には個別に確認します。
3日前〜前日：進行（挨拶・花束・記念品の渡し方）を決め、集合時刻を再送します。挨拶を頼む人には事前に伝えておいてください。当日いきなり指名するのは避けます。
案内文に書くこと
日時・場所・会費・締切の4点に加えて、送別会では「主役が誰か」を明記します。複数名を送る会では、全員の名前を挙げてください。1人だけ名前が漏れると、当日に気まずさが残ります。
餞別や記念品を集める場合は、金額と集め方（会費に含む／別途集める）を書きます。会費と別に集める場合は、いつ・誰に渡すかまで書いておくと、当日の受付が混乱しません。
メッセージカードや寄せ書きを回す場合は、締切と回覧の順路を先に決めておきます。回覧が止まるのは、たいてい「次に誰へ渡すか」が決まっていないときです。
遠方や別拠点のメンバーがいる場合は、紙の色紙にこだわらず、メッセージを集めて幹事が1枚にまとめる形でも構いません。回覧が物理的に回らない相手を、それだけの理由で外さないでください。
退職理由に触れない
案内文に退職や異動の理由を書く必要はありません。「このたび［月日］付で退職される［名前］さんの送別会を開催します」で十分です。事情は人それぞれで、本人が説明したい範囲も違います。
「新天地でのご活躍を」といった定型句は使いやすい表現ですが、転職以外の事情（体調、家庭、契約満了）がある場合には合わないことがあります。迷ったら「これまでの感謝を伝える会」という言い方に寄せると、どの事情でも収まります。
本人が周囲に伝えていない段階で、案内文が先に情報を広めてしまうことがあります。案内を出す前に、どこまで公にしてよいかを本人か上長に確認してください。
事情別の言い回し
異動・転勤：「［月日］付で［異動先］へ異動される［名前］さんを送る会」。異動先を書くかどうかは、本人と確認してから決めます。
退職：「［月日］付でご退職される［名前］さんの送別会」。理由には触れません。
産休・育休：「産休に入られる［名前］さんを送る会」。体調に配慮し、開始時刻を早める、席を出入口の近くにするなどの配慮を案内に添えると親切です。
契約満了・出向終了：「［月日］で当社での業務を終えられる［名前］さんの送別会」。所属が変わるだけで関係が続く場合は「送別」より「感謝」の表現が収まります。
出欠と人数の管理
送別会は「その人と話したかった人」が集まる会なので、参加者が読みにくい傾向があります。○△×で早めに温度感を集め、△が多いうちは店の人数を確定させないでおくと安全です。
調整お助けくんならイベント名と候補日を入れて1分ほどで出欠ページが作れます。参加者は登録なしで回答でき、誰が未回答かも一覧で分かるので、催促は必要な人にだけ送れます。
本人に見せたくない場合は、イベント名を「［月］の懇親会」など当たり障りのない表現にしてください。URLを知っている人が開ける仕組みなので、タイトルの付け方には注意が必要です。
当日の進行を最小限だけ決める
決めておくのは4つだけです。開会の挨拶を誰がするか、花束や記念品を誰が渡すか、本人が話す時間をいつ取るか、締めの挨拶を誰がするか。
本人の挨拶は、料理が出そろって少し落ち着いたころが自然です。開始直後は遅れて来る人がいて、終了間際は帰る人が出ます。
挨拶を求めない選択もあります。人前で話すのが苦手な相手に、全員の前でのスピーチを用意させるのは負担です。事前に「ひとことだけお願いできますか」と確認し、断られたら幹事が代わりに締めれば十分です。
写真を撮る場合は、全員が揃っている時間帯に一度だけ撮ります。二次会に流れると全員が揃わなくなるので、一次会のうちに済ませてください。
そのまま使える文面
コピーして送れます。「この文面で出欠ページを作る」を押すと、イベント名と説明が入った状態で作成画面が開きます。
参加者向け｜日程調整（本人には送らない）
件名：【日程調整】［名前］さんの送別会について（本人には未案内です） お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［月日］付で［退職／異動］される［名前］さんの送別会を開きたいと思います。 まず日程を決めたいので、下のページから○△×の入力をお願いします。 ［共有URL］ ・候補：［月日（曜）］／［月日（曜）］／［月日（曜）］ ・時間：［時刻］〜／会費：［金額］円程度を想定 ・回答期限：［月日（曜）］ 本人にはこちらから別途ご案内しますので、この案内の転送はお控えください。 よろしくお願いします。
本人へ｜さりげなく予定を聞く
［名前］さん お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［月］の下旬あたりで、部のみんなで食事に行けたらと思っています。 ［月日（曜）］・［月日（曜）］・［月日（曜）］のうち、空いている日はありますか。 ［名前］さんのご都合を優先して決めたいので、先に伺えると助かります。 お忙しいところすみませんが、よろしくお願いします。
本人へ｜正式なご案内
件名：［月日（曜）］ お食事会のご案内 ［名前］さん お疲れさまです。［自分の名前］です。 先日ご相談した会の日程が決まりましたので、ご案内します。 ・日時：［月日（曜）］［時刻］〜［時刻］ ・場所：［店名］（［住所］／［最寄り駅］から徒歩［分］） ・参加：［人数］名を予定しています ［名前］さんの会費は、参加者一同で用意しますのでお気遣いなくお越しください。 当日は［時刻］に［集合場所］でお待ちしています。 これまでのお礼を、みんなで直接お伝えできればと思っています。
参加者向け｜確定の案内（餞別つき）
件名：【ご案内】［名前］さん送別会 ［月日（曜）］開催／出欠のお願い お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［名前］さんの送別会を下記のとおり開催します。出欠を下のページからお知らせください。 ・日時：［月日（曜）］［時刻］〜［時刻］（受付［時刻］） ・場所：［店名］（［住所］／［最寄り駅］から徒歩［分］） ・会費：［金額］円（当日、受付でお預かりします。餞別代を含みます） ［共有URL］ ・回答期限：［月日（曜）］ ・記念品と花束は幹事で用意します ・寄せ書きを［月日］までに回覧します（［部署名］→［部署名］の順） 本人には別途ご案内済みです。当日は［時刻］にお集まりください。
社内チャット・グループLINE｜短く
お疲れさまです。［名前］さんの送別会、日程を決めます。 ［共有URL］ ・候補：［月日（曜）］／［月日（曜）］／［月日（曜）］ ・［時刻］スタート／会費［金額］円くらい（餞別代込み） ・締切：［月日（曜）］ ○△×を選ぶだけです。本人にはこちらから別に声をかけるので、このメッセージの共有はお控えください🙏
欠席の方へ｜メッセージを集める
［名前］さん お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［主役の名前］さんの送別会、当日はご都合が合わないとのこと、承知しました。 当日お渡しする寄せ書きに、ひとことメッセージをいただけないでしょうか。 ［月日（曜）］までに［方法：この返信／［場所］に置いている色紙］でお願いできると助かります。 短くて構いません。［主役の名前］さんに、みなさんの言葉をまとめてお渡しします。
前日リマインド（参加者へ）
件名：【明日開催】［名前］さん送別会のご案内 お疲れさまです。［自分の名前］です。 ［名前］さんの送別会は明日［月日（曜）］です。参加は［人数］名です。 ・集合：［時刻］に［店名］入口（開会は［時刻］） ・場所：［住所］／［最寄り駅］から徒歩［分］ ・会費：［金額］円（受付でお預かりします。お釣りのないようご用意ください） ・開会の挨拶：［名前］さん ・花束贈呈：［名前］さん（［時刻］ごろ） ・締めの挨拶：［名前］さん 当日の遅れ・欠席は［連絡先］までご連絡ください。
よくある質問
Q送別会の日程は、本人に聞いてから決めるべきですか？
先に本人の空いている日を確認してください。主役が来られなければ成立しないためです。サプライズにしたい場合も、「［月日］の夜、時間をもらえますか」と別の名目で聞けば足ります。
Q本人に案内が見えないようにするには？
参加者向けと本人向けで宛先を分け、参加者向けの文面に「転送はお控えください」と添えます。出欠ページを使う場合は、イベント名を「［月］の懇親会」など当たり障りのない表現にしてください。
Q案内文に退職の理由を書く必要はありますか？
不要です。「［月日］付でご退職される［名前］さんの送別会」で十分です。事情は人それぞれなので、本人が説明したい範囲を超えて書かないでください。案内を出す前に、どこまで公にしてよいかを確認しておくと安心です。
Q餞別や記念品の費用はどう集めればいいですか？
会費に含めるか、別途集めるかを先に決めて案内に書きます。別途集める場合は、金額・いつ・誰に渡すかまで明記してください。当日の受付が混乱しにくくなります。
Q何週間前から準備すればいいですか？
3〜4週間前に本人の都合を確認して候補日を投げ、2週間前に確定と正式案内、1週間前に出欠を締め切る流れが目安です。年度末や異動の時期は店が混むので、日程が決まり次第すぐ予約してください。
Q当日の進行はどこまで決めておくべきですか？
開会の挨拶、花束や記念品を渡す人、本人が話す時間、締めの挨拶の4つで足ります。挨拶を頼む人には事前に伝えておいてください。当日いきなり指名するのは避けます。
用途別の使い方